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电子劳动合同对HR的挑战

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发表时间:2020-03-23 12:15

20203,人力资源社会保障部办公厅印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》,文件明确:用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。电子劳动合同的应用对传统的HR业务和工作人员也提出了新的挑战。传统签订劳动合同都是运用的纸质版,需要员工签名、企业法人章、企业公章等,而且保存劳动合同需要占据不小的地方,尤其是人数比较多的单位,需要建立专门的档案室管理员工的档案,由于纸质的特殊性,对于保存环境的温度、湿度等都有一定的要求,否则很容易造成劳动合同的霉烂、变质等,这就对将来的劳动纠纷的仲裁或者诉讼过程中证据的提供造成了一定的隐患;同时其保密、安全性也不是很好。而电子劳动合同的运用就可以很好地解决这个问题,应该说电子劳动合同应该是受企业管理者、HR欢迎的。正如法大大联合创始人兼首席法务官梅臻律师所言:“劳动合同电子化是对传统纸质劳动合同的颠覆,彻底摒弃了白纸黑字的传统签订方式,真正达到了劳动合同的无纸化。电子合同的实施既有利于环保、节省纸张,还可以在技术层面做到比纸质合同更安全可靠,同时也符合现行的法律规定。”

首先,什么是电子合同?19961216日,联合国国际贸易委员会第85次全体大会通过了《电子商务示范法》,该法是世界上第一个电子商务的统一法规,目的在于向各国提供一套国际公认的法律规则,以供各国法律部门在制定本国电子商务法律规范时参考,促进使用现代通信和信息存储手段。20048月,作为中国第一部电子商务法律和中国首部真正意义上的信息法律的《中华人民共和国电子签名法》正式通过,并在20054月开始施行。电子合同是以电子的方式订立的合同,其主要是指在网络条件下当事人为了实现一定的目的,通过数据电文、电子邮件等形式签订的明确双方权利义务关系的一种电子协议。

第二,电子合同和传统纸质合同的区别在哪里?1、订立环境不同,效率高低差异。传统订立合同一般在现场签订,双方可以针对合同条款有面对面的交流和沟通,对于有异议的条款可以协商后在正式签订前作出变更,相对比较方便和快捷;而电子合同的签订一般在网络上实现,通过实名认证技术确认身份,减少了面签、快递等环节,整个流程都可以在线上完成,要约和承诺的发出和收到时间上不是传统合同订立可以比拟的快捷,但是由于缺乏面对面的直接交流和沟通,相对传统合同订立,当事人由于对合同条款的不仔细审查就签字,后来又反悔等引起的纠纷隐患相对多一些。2、形式不同。电子合同载的是数据电文,签字和签章都通过数据电文的形式进行,这在数据的保存和调取方面十分的安全和方便。而传统纸质合同,如果数量较多,加之部分管理人员管理上的马虎,导致找一份合同需要花费很多时间和精力;3、当事人的权利义务不同。电子合同中,即存在由合同内容所决定的实体权利义务关系,又存在由特殊合同形式产生的形式上的权利义务关系。

具体到劳动合同领域,电子劳动合同的优点可以概括如下几点:1、安全性更高。高级管理人员、核心技术人员等的劳动合同较之普通劳动者的劳动合同对安全性和保密性的要求更高。传统的纸质合同在保存和安全保密上存在缺陷。使用电子劳动合同,HR可以利用系统里的合同模板针对不同的岗位完成合同或者协议的签订,效率极高,安全性也更好。2、查询更快捷方便。HR能在极短时间内调取和每个员工签订的合同,对合同中关于岗位、薪酬等的约定一目了然,使用电子合同的方式修改和补充,相对更加隐秘,避免引起其他员工的不满情绪。3、保证签名者的真实身份。电子劳动合同的签订和解除,使用实名认证,保证入职、离职人员的真实身份。实践中存在一些劳动者,要求拿一份空白合同回去看,然后提交给HR一份签字的合同。但是对合同的签字人是否就是员工本人,HR很难实质审查,往往就埋下了劳动纠纷的隐患。

第三,电子劳动合同存在的法律注意点。电子劳动合同兼具传统劳动合同和电子合同的双重属性。所以,首先要符合《劳动合同法》等劳动法律法规和相关规定。其次要符合电子合同的法律要求。

1、形式要求。(1)能有效表现所载内容并可供随时调取查用;(2)能可靠保障自最终形成时起,内容保持完整、未被更改。但在数据电文上增加背书和数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。

2、保存要求:1)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用; (2)数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同,或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容; (3)能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。

3、可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。可靠的电子签名满足条件:1)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有; (2)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制; (3)签署后对电子签名的任何改动能够被发现; (4)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。 当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

在人社部《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》发文中重点提到:“用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。”这意味着电子劳动合同的签署不仅要满足《电子签名法》等相关法律规定的要求,还需要确保电子劳动合同整个签署环境安全可靠,可靠的第三方电子合同平台成为各企事业单位的首要选择。电子签名需要第三方认证的,由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。提供电子认证服务,应当具备下列条件: (1)取得企业法人资格; (2)具有与提供电子认证服务相适应的专业技术人员和管理人员; (3)具有与提供电子认证服务相适应的资金和经营场所; (4)具有符合国家安全标准的技术和设备; (5)具有国家密码管理机构同意使用密码的证明文件; (6)法律、行政法规规定的其他条件。

电子认证服务提供者签发的电子签名认证证书应当准确无误,并应当载明下列内容:1)电子认证服务提供者名称; (2)证书持有人名称; (3)证书序列号; (4)证书有效期; (5)证书持有人的电子签名验证数据; (6)电子认证服务提供者的电子签名; (7)国务院信息产业主管部门规定的其他内容。

4、电子劳动合同作为电子证据,真实性需考虑因素:(1)生成、储存或者传递数据电文方法的可靠性;(2)保持内容完整性方法的可靠性;(3)用以鉴别发件人方法的可靠性;(4)其他相关因素。如果劳动争议引起的仲裁或者诉讼,在庭审质证阶段,由于电子劳动合同文本采用可靠的安全技术予以保护,其文字内容、印章图片均存在被复制、篡改和伪造的可能,因此真实性存疑,在真实性存疑情况下,电子劳动合同等可能因证据效力问题不被采纳,需要其他辅助证据相印证。

总之,电子劳动合同既是劳动合同,又以数据电文的新形式给HR管理带来了很多的便利和好处。无纸化的操作,节约了成本,提高了管理的效率,更加保障了安全性、完整性和保密性。但是同时,对企业的HR管理人员也提出了新的挑战,要求HR管理人员在熟悉传统劳动合同法等劳动法律法规的同时,对电子签名等相关法律法规也需要谙熟于心,如何规避电子环境下的合同风险也是需要学习和提高的。


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